Software

8 características esenciales para el software de colaboración virtual

La demanda de herramientas de software de colaboración flexibles para respaldar la gestión de proyectos en una fuerza laboral distribuida ha aumentado debido al aumento del trabajo remoto y los modelos comerciales asincrónicos.

Las opciones más fuertes intentan replicar la experiencia en la oficina al facilitar la comunicación estructurada y espontánea. Muchas herramientas de colaboración también brindan servicios específicos de la industria, como administración de clientes, seguimiento de KPI o software de cuaderno de laboratorio para administrar equipos de investigación.

Si bien la combinación ideal de funciones de software de colaboración depende del tamaño y las necesidades de la empresa, hay algunas características que se consideran universalmente esenciales.

Acceso a la encrucijada

Si una empresa no proporciona hardware estándar a todos sus empleados, es posible que los equipos distribuidos accedan al software de colaboración utilizando diferentes dispositivos y sistemas operativos. Un solo trabajador puede usar una computadora portátil, un teléfono móvil y una tableta simultáneamente como parte de su flujo de trabajo.

Esta es la razón por la que la compatibilidad del hardware es un aspecto tan importante del software colaborativo. Esto elimina la carga financiera de la empresa de comprar hardware de TI, al tiempo que brinda a los empleados más flexibilidad con respecto a los dispositivos que utilizan durante sus días laborales. También reduce las barreras para la contratación en todo el mundo, ya que la disponibilidad de dispositivos a menudo difiere según la región.

Del mismo modo, el software de colaboración idealmente debería adaptarse a múltiples zonas horarias y ajustar la configuración en consecuencia.

Informes de estado

Cualquier equipo o departamento necesitará tener una visión general de todas las tareas del proyecto para determinar si están dentro de su marco de tiempo y presupuesto. Las herramientas de colaboración pueden respaldar esto al proporcionar funciones de creación de proyectos y seguimiento de estado.

Por ejemplo, muchas herramientas de administración de proyectos brindan a los usuarios la capacidad de crear y programar tareas recurrentes y asignarlas a los miembros del equipo. Dentro de cada tarea, los miembros del equipo pueden incluir más detalles, como fechas de vencimiento, archivos y listas de verificación.

Toda esta información se puede analizar a través de un panel de descripción general del proyecto que puede mostrar métricas importantes, como las cargas de trabajo de los empleados, las actualizaciones de estado y el tiempo promedio en las tareas. Estos tableros se pueden usar para identificar cuellos de botella en los procesos o redistribuir tareas de manera más uniforme.

Opciones de mensajería

El trabajo en equipo es imposible sin comunicación. Las mejores herramientas de colaboración ofrecen opciones de mensajería en la plataforma que permiten a los usuarios compartir mensajes privados y públicos. Las funciones de chat permiten a los miembros del equipo colaborar en tiempo real. Los sistemas de mensajería pueden funcionar como un sistema de correo electrónico interno para compartir actualizaciones e información de forma asincrónica.

Muchas empresas también utilizan canales de mensajería para fomentar la construcción de relaciones entre los empleados. Por ejemplo, muchas empresas reservan hilos de comunicación de «enfriador de agua» donde los empleados pueden hablar sobre temas no relacionados con el trabajo.

Almacenamiento en la nube

El almacenamiento de archivos y datos puede ser un área difícil para los equipos distribuidos, ya que los miembros del equipo deben tener acceso a todos los documentos sin importar dónde se encuentren. Las herramientas colaborativas pueden resolver este problema si ofrecen almacenamiento en la nube dentro de la plataforma.

Por ejemplo, algunos programas permiten a los usuarios cargar archivos, imágenes y videos directamente en las tareas. Cualquiera que pueda acceder a la tarea también puede descargar el archivo compartido. Los usuarios pueden establecer restricciones para evitar que los datos confidenciales caigan en manos equivocadas.

Compatible con dispositivos móviles

Tres de cada cuatro empleados estadounidenses usan su teléfono para hacer algún aspecto de su trabajo. Por esta razón, las empresas deberían considerar el uso de herramientas colaborativas que también ofrezcan versiones de aplicaciones.

Aunque las versiones de las aplicaciones a menudo no son tan sólidas como sus contrapartes basadas en la web, están diseñadas específicamente para dispositivos móviles. Pueden permitir a los usuarios completar ciertas funciones sin conexión, lo que minimiza el riesgo de retrasos en los proyectos debido a un problema de conexión a Internet.

Funciones de programación

Las reuniones de planificación y programación son un aspecto importante de la gestión de proyectos. Muchas plataformas de colaboración incluyen calendarios o sistemas de programación de reuniones que detectarán y programarán automáticamente la disponibilidad de los asistentes y sugerirán horas de reunión viables.

Estas plataformas también se pueden utilizar para programar y asignar turnos. Los trabajadores por hora también pueden realizar un seguimiento de su tiempo directamente en el sistema. Algunas herramientas de colaboración pueden extraer información de seguimiento del tiempo para producir facturas de clientes.

Integrado

Incluso el mejor software de colaboración no incluirá todas las funciones que una empresa podría necesitar. Las integraciones son una excelente manera de crear una solución personalizada sin la molestia y el gasto de crear un sistema personalizado.

Casi todas las herramientas de colaboración se integran con las aplicaciones de Google Workspace y Microsoft Office. Muchas herramientas específicas de la industria se integrarán con un software de gestión de proyectos más general, como Basecamp, Asana o Trello.

Estética agradable

El diseño visual y la facilidad de uso son quizás las dos características más importantes que puede ofrecer cualquier herramienta de colaboración. Es más probable que los empleados usen un software que sea intuitivo, tenga una curva de aprendizaje corta y esté bien diseñado.

Idealmente, el software de colaboración debe incluir funciones de navegación reconocibles, como pestañas y botones. Dado que a las personas les gusta ver la información de manera diferente, las herramientas de colaboración deberían ofrecer diferentes formas de ver las tareas, por ejemplo, por línea de tiempo, calendario o estado. Cualquier tablero generado debe ser fácil de entender y sin detalles innecesarios.

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